WhatsApp Business conectado al CRM para tu equipo comercial

Tener WhatsApp Business conectado al CRM significa que cada conversación con un cliente queda en su ficha, atienda quien atienda, y que tu equipo comercial escribe desde el número de la empresa en lugar de desde su móvil personal. El cliente habla con tu empresa, no con una persona concreta que un día se puede ir.

En muchas empresas con equipo comercial, WhatsApp funciona al revés: cada comercial atiende desde su teléfono, con sus contactos y sus conversaciones. Mientras todo va bien, no se nota. El día que alguien se va de vacaciones o deja la empresa, se nota mucho.

Aquí tienes qué problemas trae el WhatsApp personal, cómo funciona un número compartido conectado al CRM y qué cambia en el día a día de tu equipo.

El problema del WhatsApp en el móvil de cada comercial

Que cada comercial use su WhatsApp es cómodo al principio. Con el tiempo, aparecen estos problemas:

• Cuando un comercial se va, se lleva sus conversaciones y, a veces, a sus clientes.
• Cuando está de vacaciones, sus clientes escriben y nadie contesta, o contesta otro sin saber qué se habló.
• Nadie sabe qué se ha prometido. Un precio, un plazo o una condición acordada por WhatsApp no queda en ningún sitio que vea el resto.
• Los datos de los clientes están en móviles personales, mezclados con los contactos de cada uno.
• No hay forma de medir cuánto se tarda en contestar ni cuántas conversaciones acaban en venta.

Si la relación con el cliente vive en el móvil de una persona, la empresa no la controla. Y es difícil mejorar lo que no se ve.

Cómo funciona WhatsApp Business conectado al CRM

La conexión se hace con la API de WhatsApp Business, que permite que un programa envíe y reciba los mensajes del número de tu empresa. En WhatsApp Business API o app tienes las diferencias con la app del móvil.

Con la API conectada al CRM, el recorrido de cada conversación es este:

1. El cliente escribe al número de WhatsApp de tu empresa, el mismo para todos.
2. Un asistente de WhatsApp contesta al momento y hace las preguntas de filtro, también fuera de horario.
3. Si el cliente encaja, se crea su ficha en el CRM con todo lo hablado.
4. El comercial que lo lleva recibe el aviso y continúa la conversación desde el mismo número.
5. Cada mensaje queda en la ficha del cliente, junto con sus presupuestos, citas y notas.

Lo que cambia en el día a día del equipo

Para el comercial, el cambio es pequeño: sigue hablando con sus clientes por WhatsApp, pero desde el número de la empresa y con toda la información delante.

Para el responsable comercial, el cambio es mayor: ve cuántas conversaciones entran, cuánto se tarda en contestar y en qué punto está cada cliente, sin preguntar a nadie.

Y para el cliente, lo que cambia es que siempre le contesta su empresa. Si su comercial está de vacaciones, le atiende otro sin hacerle repetir lo que ya contó.

Hay un cambio más que se nota con el tiempo: el comercial ya no lleva el trabajo a casa en el bolsillo. Fuera de horario, el asistente atiende y deja la ficha preparada; los mensajes no llegan al móvil personal de nadie a las once de la noche. Para muchos equipos, eso solo ya merece la pena.

Qué conviene decidir antes de empezar

Antes de conectar WhatsApp al CRM, conviene tener claras algunas cosas:

• Qué número vas a usar. Puedes pasar el número que ya tienes o usar uno nuevo; cada opción afecta de forma distinta al historial.
• Cómo se reparten las conversaciones. Por zona, por tipo de cliente o por turnos.
• Qué hace el asistente y qué hace una persona. Lo normal es que el asistente responda y filtre, y que el comercial asesore y cierre.
• Qué pasa con los chats antiguos de los móviles personales. Los clientes importantes se pueden avisar del nuevo número desde el antiguo.

Un ejemplo de pedidos que llegan ordenados por WhatsApp es Artgmt3D: su asistente de presupuesto deja preparado el pedido en WhatsApp en menos de 2 minutos, con lo que quiere el cliente, cuántas unidades y sus datos. El equipo no tiene que perseguir a nadie para saber qué necesita.

Si aún no tienes claro qué debe guardar tu CRM, repasa qué es un CRM y cuándo lo necesita tu empresa.

Preguntas frecuentes

¿Pueden atender varios comerciales a la vez desde el mismo número?

Sí. Con la API, varias personas atienden el mismo número, cada una con su acceso y con las conversaciones repartidas. El cliente ve siempre el número y el nombre de tu empresa.

¿Qué pasa con los datos de los clientes?

Quedan en el CRM de la empresa, no en móviles personales. Los datos se guardan en servidores europeos, con copias de seguridad diarias, y solo acceden las personas de tu equipo que tú decidas.

¿Cuánto cuesta conectar WhatsApp Business al CRM?

El asistente de WhatsApp, con la conexión al CRM y las preguntas de filtro a tu medida, es desde 2.500 € + 150 €/mes de mantenimiento. Meta cobra aparte los mensajes según su tarifa vigente. Si el sistema falla, ese mes no se cobra el mantenimiento.

En resumen

• Con el WhatsApp personal de cada comercial, la relación con el cliente no es de la empresa.
• Con WhatsApp Business conectado al CRM, todo el equipo atiende desde un número y cada conversación queda en la ficha.
• Si alguien falta, otro continúa sin que el cliente repita nada.
• Antes de empezar, decide el número, el reparto de conversaciones y qué hace el asistente.

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