Asistente de WhatsApp para asesorías: la campaña sin colas

Un asistente de WhatsApp para asesorías responde al momento las dudas que más se repiten, pide la documentación que falta y da cita sin que nadie del equipo tenga que dejar lo que está haciendo. Donde más se nota es en los picos de trabajo, cuando los mensajes llegan a la vez que los plazos.

En una asesoría o gestoría, el año tiene momentos de calma y momentos de colas: la campaña de la renta, entre abril y junio, y los cierres de cada trimestre. En esas semanas el teléfono no para, el WhatsApp se llena y las consultas de clientes nuevos se quedan sin contestar.

Aquí tienes qué puede hacer un asistente en una asesoría, qué debe dejar siempre al técnico y cómo atender también a los clientes nuevos que llegan en plena campaña.

Por qué los picos saturan a una asesoría

En campaña, buena parte de los mensajes son las mismas preguntas, una y otra vez:

• «¿Qué documentos os tengo que mandar?»
• «¿Cuándo me hacéis la declaración?»
• «¿Habéis recibido lo que os envié?»
• «¿Puedo pasarme el jueves por la tarde?»
• «¿Cuánto cuesta que me llevéis la renta?»

Cada respuesta lleva un minuto. Pero cien respuestas al día son horas que el equipo no dedica a lo que solo él puede hacer: revisar, calcular y presentar.

Y mientras tanto, el cliente nuevo que pregunta si le podéis llevar la contabilidad de su empresa recibe la respuesta tres días después, si la recibe. En campaña, quien más pierde es el cliente nuevo, que es justo el que más te interesa.

Ejemplo: si en campaña tu equipo contesta 80 mensajes al día con dudas repetidas y cada uno le lleva 2 minutos, son más de 2 horas y media al día (80 × 2 = 160 minutos). Haz la cuenta con tus números.

Qué puede hacer un asistente de WhatsApp para asesorías

El asistente atiende lo que sigue una regla y deja al equipo lo que necesita criterio:

El asistente no asesora. Cuando un cliente pregunta algo de su situación concreta, como si le conviene hacer la declaración conjunta, el asistente le dice que lo verá su técnico y pasa la conversación con todo lo hablado. Así nadie recibe una respuesta automática a una pregunta que necesita criterio.

Clientes nuevos en plena campaña

Los picos son también el momento en que más clientes nuevos buscan asesoría: quien empieza como autónomo, quien ha cambiado de situación o quien no está contento con su gestor actual. Si su mensaje se queda sin contestar, encuentra a otro.

El asistente les responde al momento y les hace las preguntas que necesitas para preparar una propuesta:

1. Qué tipo de cliente es: particular, autónomo o sociedad.
2. Qué servicio necesita: la renta, la contabilidad, las nóminas o varios.
3. Qué volumen tiene, de forma orientativa: facturas al mes o número de trabajadores.
4. Para cuándo lo necesita, sobre todo si hay un plazo cerca.

Si el cliente pide precio, el asistente puede explicar cómo calculáis los honorarios y que la propuesta se hace a medida tras la primera reunión. Así nadie recibe una cifra que luego no encaja con su caso.

Con eso, el asistente propone una cita en tu agenda y el técnico llega a la primera reunión con el caso entendido. En captación de clientes para despachos tienes cómo filtrar, agendar y cobrar esa primera consulta si lo haces.

Documentación, citas y recordatorios

En una asesoría, buena parte del trabajo de campaña es perseguir papeles. El asistente puede ayudar también ahí:

• Envía la lista de documentos de cada trámite cuando el cliente la pide.
• Recuerda lo que falta, con un mensaje en lugar de una llamada.
• Da cita en las franjas del despacho, con las citas online con señal si quieres cobrar la primera consulta de clientes nuevos.
• Envía recordatorios antes de la cita, para que nadie se quede esperando.

Sobre los documentos: decide tú por qué canal los recibe la asesoría. El asistente puede enviar la lista y el enlace al canal habitual del despacho, sin que los documentos pasen por el chat si no quieres. Si te interesan los avisos antes de la cita, en recordatorios de citas por WhatsApp tienes cuándo enviarlos y qué poner.

Puedes ver cómo encaja con el resto del sistema en la página de captación para despachos y asesorías, y el detalle del asistente de WhatsApp.

Preguntas frecuentes

¿El asistente puede responder dudas fiscales?

No. Responde lo que tú le indicas, como documentos, horarios y plazos de la asesoría, y pasa a tu equipo cualquier pregunta sobre la situación de un cliente. El asesoramiento siempre lo da una persona.

¿Es confidencial lo que cuenta el cliente por WhatsApp?

El asistente pide solo lo necesario para dar cita o preparar una propuesta. Los datos se guardan en servidores europeos, con copias de seguridad diarias, y solo acceden las personas de la asesoría que tú decidas.

¿Cuánto cuesta un asistente de WhatsApp para una asesoría?

La puesta en marcha es desde 2.500 € + 150 €/mes de mantenimiento, con tus respuestas habituales, tu lista de documentos y la ficha de cada cliente en tu CRM. Si el sistema falla, ese mes no se cobra el mantenimiento.

En resumen

• En campaña, buena parte de los mensajes son dudas repetidas que un asistente responde al momento.
• El asistente explica documentos, recuerda lo que falta y da cita; el asesoramiento lo da el técnico.
• Los clientes nuevos reciben respuesta en plena campaña, con sus datos listos para la propuesta.
• Tú decides por qué canal llegan los documentos y qué preguntas pasan siempre a una persona.

Si quieres ver cómo atendería tu asesoría los mensajes de la próxima campaña, pide la consulta gratis de 15 minutos.